Документооборот с заказчиком. Часть 1. Переписка

Автор: | 24.02.2020

Документооборот с заказчиком

Документооборот с заказчиком. Часть 1. Переписка

Все уведомления и извещения должны быть направлены заказчику по указанному в договоре адресу (адресам) и исключительно предусмотренным договором способом. При отсутствии в договоре способа направления корреспонденции заказчику рекомендуется отравлять Почтой России ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу, указанному в договоре, а при его отсутствии — по юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ.

Заключаемые договоры строительного подряда, договоры подряда на снос объектов капитального строительства, обычно предусматривают несколько способов направления контрагенту заявлений, уведомлений, извещений, требований или иных юридически значимых сообщений (далее — корреспонденция): почтовым отправлением, нарочно, факсимильной связью, по адресам электронной почты, указанным в договоре.

Для использования в качестве доказательств в суде документов, направленных заказчику, необходимо обязательно сохранять документы, подтверждающие отправку. Документами, подтверждающими отправку, могут быть — при отправке:

  • почтовым отправлением Почтой России — опись вложения с оттиском штампа, содержащего дату отправки, почтовая квитанция об отправке корреспонденции и уведомление о вручении (в случае если письмо вернулось, необходимо сохранить конверт с содержимым);
  • курьерской службой — квитанция об отправке с указанием какой именно документ вложен в письмо и документ, подтверждающий получение письма адресатом;
  • нарочно — наличие на сопроводительном письме к корреспонденции (при большом объеме документов) или на копии вручаемого получателю документа: штампа или печати получателя, подписи лица, принявшего корреспонденцию, его ФИО, наименования должности, входящего регистрационного номера и даты принятия;
  • факсимильной связью — подтверждение получения в тот же день путем возврата факсимильной связью копии сопроводительного письма к корреспонденции (при большом объеме документов) или копии направленного получателю документа с пометкой «получено», с указанием входящего регистрационного номера, даты принятия, подписи лица, принявшего корреспонденцию, его ФИО, наименования должности;
  • по адресу электронной почты — электронное письмо о доставке/получении электронного сообщения по электронной почте (при отправке электронного письма следует ставить отметку в письме о необходимости направления сообщения о доставке, отправленное электронное письмо и сообщение о доставке требуется сохранять в электронных письмах и не удалять, так как в суде может потребоваться удостоверить в нотариальном порядке доказательства отправки данного письма и его получения — в этом случае нотариус лично просматривает отправленное электронное письмо и отчет о доставке).

Также необходимо обратить внимание, что при направлении документов почтовым отправлением рекомендуется использовать Почту России‚ а не курьерскую службу. Это связано с тем, что большинство курьерских служб не имеют соответствующей лицензии, следовательно, при отправке посредством такой курьерской службой письма срок будет исчисляться не с момента отправки письма (как в случае с Почтой России), а с момента его получения адресатом, а в случае неполучения адресатом письма по каким-то причинам, суд может расценить письмо не отправленным.

В случае несоблюдения указанных выше рекомендаций подрядчик не сможет доказать уведомление заказчика о требуемых фактах (например, вынужденная приостановка работ, ошибки в проектной документации и т. д.), что может повлечь начисление неустоек, штрафов даже в случае вынужденного нарушения договора подрядчиком по вине заказчика.

Правовое обоснование

Согласно части 1 статьи 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — Гражданский кодекс РФ) заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско—правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как указано в пункте 63 Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.20152. №25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»‚ с учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее — индивидуалный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Обращаем внимание, что согласно пункту 65 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015г. юридически значимое сообщение может быть направлено в любой форме, если иное не установлено законом, договором, не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон. При выборе формы извещения необходимо учитывать наличие возможности достоверно установить впоследствии, от кого исходило сообщение, кому было адресовано и на какой предмет это сообщение направлено. Договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (адресам) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным (абзац 2 пункта 64 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015).

При этом необходимо учитывать, что изложенные выше правила применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон (часть 2 статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ).

Добавить комментарий